Három módszerrel javíthatja ingatlanadatainak minőségét az információkezelés négy pillére amentén: emberek, folyamatok, technológia és tartalom

Hozzon létre egy karbantartási folyamatot ingatlanadatai számára  Tájékoztassa megfelelően saját csapatát Ellenőrizze rendszeresen adatai minőségét

De vajon ez mit jelent a gyakorlatban? Nézzük meg részletesebben.

1. Hozzon létre egy karbantartási folyamatot ingatlanadatai számára 

Az adatok rögzítésének és tárolásának módja gyakran az adatproblémák egyik legfontosabb oka. Ez gyakori a vagyonkezelésben, mivel az ingatlanadatokat hagyományosan számos belső és külső forrásból gyűjtik össze.

Egy strukturált üzleti módszer konvenciókkal és előírásokkal való bevezetése egy egyszerű megoldás folyamat lehet az adatkarbantartás irányításához. Ebben a lépésben feltétlenül válaszoljon a következő kérdésekre:

Mik a legfontosabb adatok a gyakorlatban? Hogyan tudjuk helyesen felvinni az adatokat az adatbázisba? Milyen gyakran frissítsük a ingatlanadatokat? Ki felel az egyes adatsorok fenntartásáért? Hogyan ellenőrizzük az adatok minőségét és az adathibákat?

Nézzünk meg egy példát arra, hogyan lehet nyomon követni az alapvető ingatlan nyilvántartásokat. Kérdezze meg magától: van-e terve minden ingatlan négyzetméterének ellenőrzésére? Létezik szabály arról, hogyan kell rögzíteni az ingatlancímeket a változások elkerülése érdekében? Nem mindegy ugyanis a cím adatainak sorrendje, mind például a következő esetben sem: Hämeentie 10 A, 00101 Helsinki, Finnország vagy Hämeentie 10 A, Helsinki 00101, Finnország. Bár az ilyen gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások jelentéktelennek tűnhetnek, ezek együttesen meghatározzák az Ön tulajdonának adatait.

2. Tájékoztassa megfelelően saját csapatát

A leghibátlanabb eljárás is haszontalan, kivéve, ha a gyakorlatba van ültetve.

Éppen ezért elengedhetetlen az adatkarbantartási szabványok közlése a csapattal és az azok használatának elmagyarázása is nagyon fontos. Gondoljon mindenkire, aki részt vesz az eszköz kezelésében, beleértve a külső személyzetet is.

Hogy megfelelően tudja tájékoztatni csapatát, gondoljon a következőkre:

Képzés az adatbevitel folyamatáról és szabványairól Jutalom azoknak a csapattagoknak, akiknek minőségi adatkezelést végeznek

A szisztematikus képzés nagyszerű módja annak, hogy következetesebb legyen a művelet. Nehéz lehet összehangolni a képzést mindenki számára, aki egyszerre vesz részt a folyamatban. Fontoljon meg egy lépésről lépésre történő megközelítést, például kezdje a létesítményvezetőkkel, és lépjen tovább a lízingből tartott vezetőkhöz, kockázatkezelőkhöz stb.

Szánjon elegendő időt arra, hogy mindenki megértse és pontosan tudja végrehajtani a tanult folyamatot.

Annak érdekében, hogy a folyamat hosszú távon fenntartható legyen, elismerés és jutalom révén ösztönözni kell a legjobb gyakorlatokat. Ne féljen dicséretet mondani és jutalmazni ingatlankezelőit adatkezelési erőfeszítéseikért!

3. Ellenőrizze rendszeresen adatai minőségét

Még akkor is, ha van olyan folyamata, amelyet a csapata betű szerint követ, az adatokkal kapcsolatos problémák bármikor előforduló emberi hibák miatt merülhetnek fel.

Néhány hiba nyilvánvaló, míg mások elvesznek az információ homályában. Ennek eredményeként rendszeres adatbázis-figyelésre van szükség az egyenletes, jó minőségű adatok biztosításához.

Az adatminőség értékelésének meghatározott módszerével az adatok általános állapota jelentősen javulhat, függetlenül attól, hogy Ön egyszerű dokumentumtárolással vagy fejlett vagyonkezelő rendszerrel rendelkezik.

Ez különösen igaz, ha több információforrással foglalkozunk, ugyanis ilyenkor keresztreferencia is fennáll az adataink között.

Az adatok értékelése elvégezhető előre meghatározott ütemezés szerint vagy véletlenszerűen.

A munka terjedelme és az ingatlan adatstruktúrájának részletes megértése miatt sokkal sikeresebb, ha egy adatszakértő vagy elkötelezett csapattag rendszeresen nyomon követi és korrigálja az adatokat. Ez sokkal hatékonyabb, minthogyha félévente vagy évente végezne felülvizsgálatot.

Az adatkezelés olyan befektetés, amely rövid és hosszú távon megtérül minden vállalkozás számára. A jól karbantartott ingatlanadatok segítenek az ingatlanok kezelésében azáltal, hogy naprakészen tartják Önt és kiküszöbölik a rejtett kockázatokat a portfólióból.